Introducción

Al diseñar un plan de gestión de una flota vehicular deben considerarse distintas áreas y sistemas con el propósito de contrarrestar al máximo los incidentes fortuitos que puedan afectar el correcto desempeño de la flotilla. En caso de que surjan imprevistos, es importante saber ofrecer las soluciones acertadas para mantener el control de cada una de las unidades que integren la flota vehicular.


Esta guía tiene como propósito conocer los procesos básicos para tener un excelente control de una flota vehicular, con el fin de evitar los problemas más comunes que pueden surgir si no se administra correcta y eficazmente dicha gestión.
Aunque una flota vehicular se conforma a partir de un vehículo en adelante, para efecto de esta guía, tomaremos en cuenta a las empresas que poseen por lo menos 10 vehículos.

¿En qué áreas se experimentan más problemas
al administrar una flota? / ¿Cómo resolverlos?

Mantenimientos

Un sistema de mantenimiento es un conjunto de actividades destinadas a mantener o restablecer ciertas condiciones de seguridad y productividad en el funcionamiento de un bien o producto, para cumplir con una función requerida. En la actualidad un sistema de mantenimiento es considerado un factor esencial en la economía de una empresa; por eso es importante elaborar un plan anual de mantenimiento enfocado a cumplir con una serie de objetivos en materia de costos, disponibilidad y fiabilidad.

A continuación te presentamos una serie de procesos que debes considerar al momento de establecer un plan de mantenimiento eficaz:

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Costos fijos: Se refiere a los recursos requeridos para desarrollar mantenimiento preventivo, sistemático y condicional como mano de obra; equipos y herramientas, y contratación de seguros.

Costos variables: Se caracterizan por ser proporcionales al volumen global de producción de mantenimiento. Destaca de ellos el mantenimiento correctivo.

Costos financieros: Comprenden el valor total del stock del almacén de refacciones, más el valor estimado de su almacenamiento, y el valor de las amortizaciones de los equipos que por su importancia en la producción a veces requieren tener un duplicado.

Costos de fallo: Es el valor económico que la empresa deja de percibir por causas relacionadas directamente con el mantenimiento emergente (inesperado) de los equipos productivos.

Tipos de mantenimientos

Por lo menos son tres los tipos de mantenimiento que se deben aplicar a una flota vehicular:


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Mantenimiento preventivo: Se aplica este tipo de mantenimiento con el propósito de que las unidades vehiculares no presenten fallas de gravedad.

Debe incluir: inspecciones sistemáticas parciales o generales, medición o monitoreo de parámetros, ajustes, tareas de conservación, lubricación y eliminación de anomalías.

Mantenimiento correctivo: Son aquellas reparaciones que suceden de manera fortuita o inesperada, lo que provoca un paro de la unidad y un incremento en el costo total de la misma, ya que generalmente se requieren refacciones adicionales a las reportadas inicialmente en la revisión del preventivo. Por lo general, este costo requiere de una amplia experiencia en control de flota vehicular para ser considerado correctamente en el presupuesto.

Mantenimiento de piezas de desgaste: Este tipo de mantenimiento se realiza de acuerdo con el uso y el desgaste de las piezas del vehículo, las cuales deben ser reemplazadas en un tiempo específico y de conformidad con las indicaciones del fabricante. Sin duda, este mantenimiento se debe integrar en los costos fijos del presupuesto.

Además, es importante establecer un seguimiento de tiempos y kilometraje para cada vehículo, pues los dos parámetros principales para ejecutar las actividades de mantenimiento son los kilómetros recorridos/horas de funcionamiento y las características técnicas de cada vehículo. Esto con el fin de monitorear el desgaste de las unidades y planear correctamente cada uno de los procesos de mantenimiento.


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Selección de un proveedor

Para seleccionar a un proveedor de mantenimiento es importante valorar lo siguiente:

Conocimientos técnicos del personal: Debido a que en la actualidad los automóviles cuentan con sistemas tecnológicos muy sofisticados, se requiere de un servicio profesional por parte de un personal capacitado en estas nuevas tecnologías.

Conocimientos técnicos del personal: El proveedor debe contar con los equipos necesarios y actualizaciones tecnológicas requeridas para una gestión eficiente de flotas vehiculares; es decir, con una planta de mantenimiento o taller de reparación automotriz eficiente.

Ubicación: ¿Podrá este proveedor cumplir con las zonas geográficas donde circulan las unidades?

Responsabilidad ecológica: Son varios los aspectos que debe considerar un proveedor de mantenimiento respecto a un cuidado responsable del medio ambiente:


Recolección adecuada de residuos peligrosos


Implementa políticas de reciclaje


Evita el desperdicio de energía eléctrica, agua, etc.

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Elección de mantenimiento

Es importante definir qué tipo de mantenimiento se va a realizar: preventivo, correctivo o piezas de desgaste; asimismo, si se va a llevar a cabo en un taller de agencia o en uno de multimarca.

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Importancia del control del mantenimiento


Un efectiva gestión de flotas vehiculares se define por un correcto control, tanto logístico como financiero, en busca de la reducción de gastos e incidencias.


Gastos: Como ya vimos, los costos del presupuesto se asignan de acuerdo con los tipos de mantenimiento (preventivo, correctivo o de piezas de desgaste), esto permite analizar el tipo de gasto en el que se está incurriendo para detectar cuáles son las necesidades de mantenimiento que tu flota presenta. Es decir, al entender las dolencias de tu flota se toman mejores decisiones para una planeación adecuada del mantenimiento.


Estos son los aspectos que se deben considerar al establecer un correcto control de los costos de la flota:

  • Consumo de combustible:Cuida que las unidades utilicen el combustible correcto, establece buenos hábitos de conducción y utiliza medios de pago que faciliten la deducción de gasolina.
  • Vencimiento y renovaciones: Lleva un estricto control de trámites administrativos que al vencer o no ser renovados generen multas o sanciones costosas.
  • Registro de reparaciones: Así podrás programar servicios periódicos y oportunos de las unidades de modo que no se afecten los calendarios de entregas y se eviten reparaciones que pudieran ser más costosas.
  • Registro del historial de servicio por unidad: De esta manera llevarás un control de las condiciones en las que se encuentran los vehículos, para evitar que caigan en un ciclo de reparaciones continuas y caras.

Mantenimientos innecesarios e incorrectos: Los servicios que ofrecen los proveedores no siempre son los que tu flota necesita; por ello, es recomendable saber cuál es el tipo de servicio que requieres. Para ello debes considerar los siguientes aspectos al momento de llevar a cabo un mantenimiento preventivo correcto, así evitarás mantenimientos correctivos innecesarios:

  • Kilometraje: Es pertinente llevar un seguimiento de kilometraje de los vehículos, lo cual está relacionado con el tiempo de desgaste del vehículo. Así se puede saber qué unidades requieren un mantenimiento preventivo y cuáles no.
  • Fallas reportadas por usuarios (conductores) y proveedores: Es importante escuchar lo que te dicen quienes manejan los vehículos respecto al funcionamiento de los mismos. Ellos conocen las unidades y seguramente saben detectar sus fallas.
  • Características técnicas de cada vehículo: Toma en cuenta la tecnología aplicada en cada modelo, ya que es necesario para un mantenimiento asertivo del vehículo. Esto evitará mantenimientos erróneos hechos por personal no capacitado.

Autorizaciones: La autorización de gastos de mantenimiento es una decisión importante que debe ser tomada por un experto en la materia. Si no es así, se corren riesgos que pueden derivar en reparaciones muy costosas o, peor aún, en accidentes automovilísticos. Para evitar esta clase de riesgos hay que considerar las siguientes recomendaciones:

  • Autorizar la compra de piezas de repuesto al precio justo, pero con la calidad adecuada.
  • Estar pendiente de la antigüedad de los vehícuos.
  • Conocer las particularidades técnicas de cada modelo para su correcto mantenimiento.
  • No postergar gastos, ya que con el tiempo se incrementarán por reparaciones más costosas.

Recuerda: es importante que las autorizaciones sean realizadas por personal capacitado, más allá de una simple decisión financiera.

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Elementos disponibles para administrar una flota


Como vemos, una administración adecuada de la flota vehicular integra varios puntos a considerar. Ahora podemos hacer una lista de los elementos (humanos, tecnológicos y materiales) que se requieren para un eficaz control de la flotilla:

  • Personal capacitado: Conductores que implementen buenos hábitos de conducción.
  • Sistema de administración apropiado (software):¿Sabías que hay sistemas que te permiten automatizar tus procesos de administración? Te contamos más aquí. Es importante contar con un programa apropiado de logística, seguimiento y diagnóstico de los vehículos.
  • Proveedores confiables: Elegir al mejor proveedor de mantenimiento contribuye a la eficiencia operativa de tu flota vehicular. Sin duda, llevar a cabo esta elección requiere de experiencia y conocimiento en administración de flotas.
  • Materiales: Una adecuada selección de los modelos que forman la flota vehicular es fundamental. Además, como vimos, es necesaria una correcta cotización de piezas de desgaste y de todas las herramientas necesarias para el mantenimiento preventivo de las unidades.

Gestión de asignaciones


Cuando se tiene una flotilla, los vehículos andan por todos lados. Debido a ello, por motivos de seguridad y precaución es importante saber quién conduce el vehículo, por cuánto tiempo y dónde circula. En verdad, las empresas pueden llegar a extraviar autos si no se implementan mecanismos de control adecuados, claros y precisos para cualquier persona a la que se le asigne el manejo de alguna unidad.

En relación con lo anterior se deben establecer procesos de control con base en las siguientes recomendaciones:

  • Empatar a los conductores con las unidades: Es decir, que cada conductor siempre use la misma unidad.
  • Definir plazos de uso por unidad: De acuerdo con el kilometraje se debe establecer cuál es el tiempo de uso para cada unidad.
  • Acordar contratos de comodato: Firmar un acuerdo donde se dejen en claro que después de un tiempo preciso el bien -en este caso el automóvil- retornará a su dueño original.
  • Establecer un control de asignaciones: Elaborar un control para saber cuándo y a quién se le asignó cierta unidad de la flotilla.

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Trámites vehiculares


Por lo general, los trámites vehiculares representan un dolor de cabeza. Para evitar complicaciones o extravíos, es necesario implementar un manejo correcto de la siguiente información y documentación del automóvil:

  • Seguros: Es recomendable que un especialista cotice el mejor seguro para tu flota.
  • Tenencias: Consulta las fechas e implementa un control para no olvidar el pago de este trámite.
  • Tarjetas de circulación: Vigila que cada unidad y conductor cuente con la propia.
  • Licencias de usuarios: Verifica que tu personal cuente con sus licencias vigentes.
  • Verificaciones: Este trámite se relaciona con el mantenimiento y la calidad del vehículo. No olvides coordinar ambas operaciones.


También se recomienda elaborar un control de vencimientos y renovaciones de dichos trámites, así como asignar un sólo punto de contacto/responsable que se encargue del manejo de la documentación.

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Cómo un servicio de administración de flota ayuda a tu negocio
¿Sabes que esquemas existen para adminsitrar una flota? Aquí te lo contamos


Como vimos un servicio de administración de flota vehicular, entre otros beneficios, ayuda a reducir los costos de tu negocio y a mejorar la calidad del servicio que ofreces. Esto se debe a que dejas en manos de expertos un correcto y eficiente mantenimiento de las unidades, lo que genera una mayor disponibilidad de las unidades; permites que los trámites administrativos sean gestionados por especialistas en su cumplimiento; debido a una correcta planeación del presupuesto, reduces los costos en la gestión de tu flotilla, y, algo muy importante, fomentas la seguridad de los conductores gracias a una eficiente logística en reducción de incidentes e imprevistos.

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